Le défi en immobilier ? Arriver à absorber l’intégralité des leads immobiliers entrants et à les qualifier quasiment instantanément. Sauf que ces leads immobiliers arrivent par de multiples canaux. De plus en plus nombreux. Et qu’il n’y a pas une personne dédiée par canal d’acquisition pour collecter toutes ces données.
Alors, comment faire pour structurer votre organisation afin de pouvoir générer toujours plus de leads, les traiter, et obtenir un retour sur investissement flagrant ?
Les différents modes de fonctionnement des agences immobilières
Une agence immobilière qui fait exclusivement de la transaction fonctionne différemment d’une agence qui fait aussi de la gestion locative ou du syndic. Et au sein même de ces agences polyvalentes, le format de l’agence (quartier ou enseigne nationale) détermine la force du plan d’action et les moyens.
Leads immobiliers et force commerciale de l’agence de transaction pure
Pour ce type d’organisation commerciale, générer des leads immobiliers est l’activité la plus importante. La prospection immobilière n’est pas une option et doit représenter plus de 50% du temps de travail.
L’agence indépendante de transaction doit structurer toute son organisation autour de la prospection outbound et inbound, sans relâche. Il faut donc concentrer le recrutement sur des profils qui ont un fort potentiel commercial et qui savent closer les ventes.
L’équipe est généralement constituée uniquement d’agents commerciaux qui vont récupérer des contacts entrants au moment de leur permanence à l’agence. Ils n’ont pas forcément de notions en marketing digital ou en communication. En revanche, ils doivent être au top sur la prospection immobilière physique (ou avoir un mental à toute épreuve).
Leads immobiliers dans l’agence de gestion locative ou syndic avec un pôle transaction
Voici un format qui est très intéressant puisqu’il auto génère des leads immobiliers en permanence.
La gestion locative s’occupe de gérer les biens immobiliers et le syndic s’occupe de gérer l’immeuble entier. Il suffit à la transaction d’exister pour récolter les fruits qui finissent toujours pas tomber.
Une enseigne nationale peut faire vivre plusieurs équipes de vente sur ce seul format. La génération de leads immobiliers incombera aux services transverses et les négociateurs n’ont même pas le temps de prospecter que leur portefeuille est déjà rempli.
Structuration de l’équipe pour le traitement des leads immobiliers
Il y a plusieurs façons d’assurer le lead management. Votre organisation est unique et devrait être auditée pour obtenir les meilleures solutions. Mais voici quelques idées.
Gestion des leads immobiliers en fonction des canaux d’acquisition de leads immobiliers
La gestion des leads immobiliers s’adapte en fonction des canaux d’acquisition sur lesquels vous vous êtes investi.
- L’outil de génération de leads en ligne
Dans ce cas la plupart des outils qui rapatrient des leads d’internet vers votre agence immobilière possèdent leur propre système de lead management. Ils vous proposent une solution avec un mini CRM interne qui vous alerte quand les leads sont arrivés. Ils vous proposent de les dispatcher aux négociateurs en fonction de critères que vous pouvez sélectionner. Puis l’outil surveille la durée de traitement que vous pouvez également paramétrer. Enfin, ils vous permettent de basculer le lead vers un logiciel de votre choix ou de le conserver dans votre base de données.
- Les réseaux sociaux
Il est très chronophage de s’occuper de chaque commentaire, de chaque message privé. Pourtant, c’est ce qu’il faut faire.
Soit votre équipe est aguerrie et sait publier, répondre et gérer l’instantanéité, soit il vaut mieux déléguer cette fonction en l’externalisant auprès d’un community manager.
Découvrez comment utiliser vos réseaux sociaux comme outil de prospection immobilière.
💡 Une autre alternative : aujourd’hui des prestataires se sont spécialisés dans l’automatisation de vos réseaux sociaux. Ils vous proposent de programmer vos posts sur des thématiques générales en immobilier, en respectant votre charte graphique. C’est un sacré travail en moins, mais ils ne gèrent pas pour vous les interactions. In fine, il faudra réaliser cette action.
- Les plateformes d’annonces immobilières
Génératrices de nombreux leads acquéreurs : un acquéreur a une chance sur deux d’être un propriétaire qui déménage et qui va donc mettre un bien en vente. Généralement le négociateur de permanence prend tous les contacts sur les annonces qui sont arrivés par mail ou par téléphone.
Vous pouvez aussi structurer votre répartition de leads immobiliers par :
- Zone de chalandise : c’est souvent ce que font les syndic qui ont un service transaction. Les négociateurs se voient répartir un allotement d’immeubles sur lesquels ils peuvent aller prospecter. Tous les leads immobiliers qui arrivent de ces immeubles sont renvoyés vers le bon négociateur, quel que soit l’heure ou le moyen. Le fractionnement de la zone peut se faire par immeubles, par rues, par quartiers, ou par arrondissements.
- Canal d’acquisition : si un négociateur unique s’occupe des réseaux sociaux, alors les leads émanant des réseaux lui appartiennent. Si quelqu’un s’occupe de la pige, alors tout rappel émanant de son action doit lui revenir.
Le lead management en pratique
Pour ne perdre aucune information, il faut créer des flux de travail dans un outil et interfacer tous vos logiciels. Du moment qu’un lead immobilier prend contact, sur n’importe quel canal, il doit intégrer un workflow pour être traité et qualifié.
Une fois qu’il est qualifié, il entre dans le tunnel de conversion prévu en fonction de son niveau de maturité.
3 systèmes à mettre en place :
➡️ Vous avez souscrit à un outil de prospection immobilière digitale et l’ensemble des contacts obtenus est centralisé et doit être attribué. La collecte des données doit basculer vers votre workflow.
➡️ Quelle que soit l’origine du lead immobilier, il intègre votre workflow créé sur votre outil interne et chaque étape est traçable par tous.
Ainsi des alertes sont envoyées quand un lead dort et qu’il n’a pas été basculé dans le tunnel de conversion.
➡️ Votre tunnel de conversion peut être créé sur votre CRM. Il intervient à partir du moment où le lead a été scoré (lead froid, tiède ou chaud). S’il est froid, il basculera dans le lead nurturing.
La gestion des données et l’intervention humaine
Quoique vous décidiez, la traçabilité des données est obligatoire.
Pour bien qualifier un lead immobilier et lui octroyer une appartenance, il y aura toujours besoin d’une action humaine.
Le plus tôt a lieu l’intervention, meilleure sera la prise en charge et donc, la conversion.
Améliorer la réactivité
On peut améliorer le processus de traitement des leads si un assistant commercial prend les appels et fait le travail de questionnement.
C’est encore mieux s’il a accès aux agendas pour pouvoir prendre les rendez-vous en une seule étape. Un assistant commercial bien formé peut s’assurer que les informations clés sur les prospects sont correctement collectées et enregistrées dans le système de gestion de la relation client (CRM)
Si le coût d’une embauche à plein temps n’est pas envisageable, vous pouvez choisir d’externaliser ce service.
Au moins vous aurez la garantie que le téléphone sera toujours décroché.
Vous soulagez aussi votre équipe qui pourra se concentrer sur la gestion des leads tièdes à chauds.
Accompagner les agents pour identifier les opportunités
La data seule, si elle n’est pas analysée et comprise, ne représente rien d’exploitable. Un accompagnement est nécessaire pour mieux comprendre les informations qui sont transmises,
analyser les tendances et les évolutions pour déterminer les actions à entreprendre.
Et surtout savoir qui prioriser. Comprendre où en est le lead immobilier est l’enjeu principal.
Cela peut passer par des formations sur l’analyse de données, des sessions de coaching individuel ou collectif.
Il ne faut laisser aucun doute planer sur le fait que les négociateurs doivent savoir identifier et qualifier les leads immobiliers.
Former les équipes pour augmenter le nombre de leads immobiliers qualifiés
Un contact est sacré, surtout quand on démarre. N’importe quelle information est exploitée pour la transformer en opportunité.
Mais quand les contacts s’accumulent, et que cela finit par demander un effort de les traiter, c’est exactement là qu’il faut agir et organiser le processus.
Accord passé avec l’équipe : ne plus laisser de contacts dormants
Pourquoi certains contacts ne sont pas traités correctement, pas qualifiés ou jamais rappelés ? Et comment apporter des solutions ?
La principale cause évoquée est le manque de temps. Trop de visites. Le fameux « je ne peux pas j’ai notaire… »
La méthode doit être bâtie sur mesure afin de minimiser le délai de traitement et de rappel d’un lead immobilier.
- L’appartenance du lead immobilier
L’appartenance du lead doit être démontrable et elle doit servir à traquer l’absence de suivi, autant qu’à éviter les conflits entre agents.
Pour cela, finis les post-its ❌,les mots sur le cahier de message❌, et les mails ❌. Il faut un système beaucoup plus performant.
- Pallier le manque de connaissances en marketing digital
Effectivement, certaines notions sont encore bien incomprises par beaucoup d’agents immobiliers. Le lexique n’est pas commun, les actions sont nouvelles et requièrent une attention de tous les instants. Mais cela peut être résolu assez facilement, après une mini-formation sur les outils informatiques.
- Le manque de temps
Il faut imposer à l’équipe de se bloquer un créneau inamovible dans l’agenda. Il doit être quotidien, car l’expérience démontre que si le traitement des leads n’est pas réalisé sous 24h, il n’y a aucune chance de les convertir. De plus, un agent immobilier qui ne consacre qu’une grosse plage horaire par semaine à la prospection est moins efficace que celui qui le fait quotidiennement.
Tous ces obstacles sont tous surmontables grâce à l’automatisation ou automation. Les outils et les logiciels sont là pour vous y aider.
Générer, capter et convertir plus de leads immobiliers
En renforçant votre visibilité et votre réactivité face aux demandes de vos prospects, votre agence immobilière peut augmenter le nombre de leads et mécaniquement en traiter davantage. C’est ainsi que vous améliorerez votre taux de conversion. Il ne faut cependant pas négliger les interactions futures et ultra personnalisées grâce à une meilleure compréhension des besoins des clients : elles peuvent augmenter votre performance et donc votre rentabilité.
